С какими проблемами и препятствиями вы сталкиваетесь как руководитель проекта? Для многих смещение масштаба, недопонимание и задержки задач стоят на первом месте.
Чтобы констатировать очевидное, управление проектами может быть сложным. Без тщательного планирования и стратегии вы можете чувствовать, что работаете вслепую.
Поэтому, если вы занимаетесь управлением проектами, лучше всего начинать с основ. Здесь мы разобьем проекты на пять этапов, чтобы помочь вам лучше понять, что и когда необходимо сделать.
Жизненный цикл управления проектом
Пять стадий управления проектами
Шаг 1: Дизайн проекта и запуск
Шаг 4: Мониторинг и контроль проекта
Будущее управления проектами выглядит ярче, чем когда-либо.
Жизненный цикл управления проектом
Независимо от размера или масштаба, все проекты следуют одному и тому же процессу. В управлении проектами этот процесс называется жизненным циклом проекта.
Жизненный цикл проекта обычно состоит из четырех фаз: инициация, планирование, выполнение и закрытие. Однако некоторые менеджеры проектов добавляют пятую фазу, называемую мониторингом и контролем.
Дополнительный шаг может помочь менеджерам следить за ходом проекта и обеспечивать быстрое выявление и устранение проблем.
В результате пятиэтапные модели считаются более гибкими и эффективными в обеспечении успеха проектов. На самом деле Институт управления проектами (PMI) также продвигает пятиэтапный жизненный цикл.
В следующем разделе мы более подробно рассмотрим каждый этап жизненного цикла управления проектом.
Пять стадий управления проектами
Каждый успешный проект проходит через одни и те же пять этапов: инициация, планирование, выполнение, мониторинг и контроль.
Шаг 1: Дизайн проекта и запуск
Каждый проект начинается с проектирования и инициирования. На этом этапе идея превращается в бизнес-план, дополненный целями, уставами проекта и заинтересованными сторонами.
Это также время, когда проектные группы вместе с менеджером проекта собираются вместе, чтобы разработать общую дорожную карту для проекта.
На этом этапе команды должны ответить на несколько вопросов, в том числе:
-
Какова цель этого проекта?
-
Каковы потенциальные препятствия?
-
Кто является основными заинтересованными сторонами?
-
Есть ли у него минимальный или максимальный бюджет?
-
Сколько времени займет этот проект?
В рамках этого этапа спонсор проекта (лицо, запросившее выполнение проекта) утверждает бюджет и график.
Шаг 2: Планирование проекта
После того как вы определили проект на более широком уровне, пришло время проработать детали.
На этом этапе руководитель проекта разрабатывает подробный план выполнения, мониторинга и контроля проекта. Обычно все начинается с постановки целей.
При определении целей проекта наиболее популярны методологии SMART и CLEAR.
Аббревиатура SMART расшифровывается как «конкретный, измеримый, достижимый, реалистичный и ограниченный во времени». Использование этой структуры гарантирует, что ваши цели будут четко определены, реалистичны и достижимы.
Возьмем пример. Расплывчатой целью может быть «Разработка приложения, которое упрощает выполнение заказов». Используя метод SMART, эта цель будет выглядеть примерно так: «Разработать приложение, которое сокращает время обработки заказов на 20%».
Аббревиатура CLEAR расшифровывается как Collaborative, Limited, Emotional, Acceptable and Refine.
В этой методологии команда проекта работает над достижением конкретной и достижимой цели в рамках временных рамок и бюджета проекта. Каждый должен быть увлечен ее достижением, и это должно быть связано с общими целями проекта.
План также должен включать вехи и результаты, чтобы все знали, что нужно сделать, кто чем управляет и когда необходимо достичь вех. Он также включает в себя разбивку задач, сроки, план коммуникации, стратегию снижения рисков и план работы в наихудших сценариях.
Есть несколько идеологий, которые вы можете использовать для планирования этого шага. Гибкое управление проектами позволяет эффективно использовать ресурсы разработки и удовлетворять потребности клиентов.
Помимо того, что вы держите всех в курсе прогресса, это позволяет быстро и легко вносить изменения. Гибкое управление проектами помогает управлять проектами разработки программного обеспечения более эффективно и результативно.
Шаг 3: Реализация проекта
Как только фаза планирования завершена, пора приступать к реализации плана. Именно здесь выполняется настоящая работа.
На этом этапе руководители проектов устанавливают рабочие процессы, назначают задачи членам команды и следят за тем, чтобы все выполняли поставленные задачи. Они также информируют заинтересованные стороны и команды о ходе проекта.
С таким количеством деталей, которые нужно обработать, многие менеджеры проектов используют инструменты для совместной работы, такие как Asana, Trello и HubSpot. Программное обеспечение для управления проектами отслеживать задачи, сроки и бюджеты в одном центральном месте.
Хорошо продуманный инструмент управления проектами поможет вам не сбиться с пути и достичь поставленных целей. Список лучших программ для управления проектами можно найти в этом полезном руководстве.
Шаг 4: Мониторинг и контроль проекта
Четвертая стадия обычно происходит одновременно с третьей стадией. В конце концов, чтобы отслеживать проект, его нужно сначала запустить.
На этом этапе руководитель проекта работает со своей командой над решением любых вопросов. Это включает в себя периодические проверки и обновления плана для отражения изменений в масштабах проекта или доступности ресурсов.
Также важно отслеживать ход выполнения плана и при необходимости предпринимать корректирующие действия. Например, может потребоваться пересмотреть расписание с учетом непредвиденных задержек или изменений.
Кроме того, руководители проектов могут отслеживать прогресс по ключевым показателям эффективности (KPI) или критическим факторам успеха (CSF). Например, вы можете измерить, соответствует ли ваш проект графику и бюджету или приближаются ли конкретные задачи к завершению.
Шаг 5: Закрытие проекта
Это последняя фаза жизненного цикла управления проектом. Это когда вы передаете результаты спонсору проекта для утверждения. На этом этапе команда распускается, и любой контракт, нанятый для проекта, будет расторгнут.
После закрытия руководитель проекта проводит окончательный обзор, в котором документируются уроки, извлеченные из проекта, а также любые необходимые данные, которые могут быть полезны в будущем.
Члены команды и заинтересованные стороны также обсуждают неудачи и успехи во время презентации отчета. Это помогает повысить производительность и производительность во всей организации.
Будущее управления проектами выглядит ярче, чем когда-либо
Традиционно управление проектами осуществлялось с помощью ручки и бумаги или, в лучшем случае, электронной таблицы. Из-за сложности проектов и рассредоточенности рабочей силы эти методы стали неэффективными.
Для отслеживания прогресса и соблюдения сроков требуется цифровой подход. Программное обеспечение для управления проектами HubSpot — это один из инструментов, который определенно может помочь в управлении проектами.
С помощью этого программного обеспечения команды могут оптимизировать свои рабочие процессы, отслеживать их прогресс, обмениваться документами и управлять своими задачами.
Кроме того, платформа HubSpot CRM позволяет легко интегрировать ее с другими инструментами продаж и маркетинга. Это упрощает отслеживание прогресса и гарантирует, что все находятся на одной странице.
Кроме того, программное обеспечение предоставляет пользователям информацию об их рабочих процессах в режиме реального времени, позволяя им выявлять узкие места и соответствующим образом адаптироваться.
Итак, если вы искали способы улучшить управление проектами, вот ваш шанс. Введите шаблон управления проектом ниже, чтобы отслеживать прогресс вашей команды и оптимизировать рабочие процессы для повышения эффективности.
